конференция в красной поляне: чек-лист организатора
Подробный чек-лист для event-менеджеров и ассистентов руководителей: от выбора площадки до расчёта бюджета на конференцию от 50 до 200 человек.
Деловая конференция в Красной Поляне — формат, который выбирают всё чаще. Горный кластер удобно совмещает деловую программу и впечатления для участников, что даёт более высокий NPS, чем стандартные конференции в Москве.
когда есть смысл везти конференцию в горы
- клиентское мероприятие премиум-сегмента
- ежегодная конференция компании с программой 2–3 дня
- отраслевой форум с акцентом на нетворкинг
- запуск продукта с приглашённой аудиторией
выбор площадки
Главные критерии: вместимость зала, наличие переговорных для секций, качество света и звука, удобство для регистрации и кейтеринга. Для конференции на 100 человек нужен зал площадью от 200 м² и минимум две дополнительных переговорных.
логистика участников
Логистика — главный риск выездного формата. Что заложить в план:
- групповой трансфер из аэропорта Сочи каждые 2 часа в день заезда
- рекомендованные отели с прямым shuttle до площадки
- карта горного кластера и точки встречи в материалах для участников
- контакт координатора 24/7 на случай задержек рейсов
контент и программа
В горах хорошо работают форматы с длинными перерывами: 30–40 минут на нетворкинг между докладами, обед на 90 минут, поздний ужин. Это даёт спикерам время для глубоких разговоров с участниками — то, ради чего едут в горы.
кейтеринг и ужин
Один обед в горном ресторане с видом запоминается лучше, чем три кофе-брейка в зале. Закладывайте бюджет на минимум один gala-ужин за пределами основной площадки и на привычные кофе-брейки на площадке.
бюджет на конференцию 100 человек, 2 дня
- аренда конференц-зала и переговорных: 350–500 тыс. ₽
- кейтеринг (2 обеда, 4 кофе-брейка, 1 ужин): 700–900 тыс. ₽
- проживание участников: 1,5–2,2 млн ₽
- трансферы и логистика: 200–350 тыс. ₽
- продакшн (свет, звук, экраны, видео): 400–700 тыс. ₽
частые вопросы
- сколько участников помещается в зал
- На горной карусели 9/2 основной конференц-зал вмещает до 120 человек в театральной рассадке и до 80 — в формате класс. Для большего количества участников возможно использование нескольких параллельных потоков.
- за сколько начинать готовить конференцию
- Для мероприятия на 100+ человек — за 4–6 месяцев. Это нужно, чтобы забронировать площадку, отели и зайти в спокойный режим подготовки. Для камерных форматов до 40 человек хватает 2–3 месяцев.
- есть ли в горах своя техника
- Да. На площадке Основателей доступны проектор, экран, профессиональный звук, петличные и ручные микрофоны. Для крупных конференций докупаем технику у локальных подрядчиков.
поможем с площадкой, логистикой и продакшеном — пришлём расчёт в течение одного рабочего дня.
подписаться на журнал основателей
раз в две-три недели присылаем материалы для команд: кейсы, новости пространства, разборы корпоративных выездов и стратегических сессий. без рекламы, можно отписаться в один клик.
